Il registro visitatori in Excel, fatto come si deve

Che cosa c'è dentro

• Foglio «Registro» — una riga per ogni ingresso, con le tendine per motivo della visita e referente, la durata che si calcola da sola e il conteggio di quante persone risultano dentro in questo momento.
• Le righe senza orario di uscita si colorano — è il difetto che affonda ogni registro cartaceo: chi esce ha fretta e nessuno segna l'uscita. Qui almeno lo vedi.
• Foglio «Imprese esterne» — chi viene a lavorare da voi non è un ospite: è un lavoratore in appalto. Una colonna per ciascuno dei quattro adempimenti dell'art. 26 del D.Lgs 81/2008, tessera di riconoscimento compresa.
• Foglio «Istruzioni» — base giuridica, cosa fare e cosa non fare con il documento d'identità, e quattro periodi di conservazione da cui partire, distinti per categoria di visitatore.

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Quello che un foglio di calcolo non può fare

Lo scriviamo qui e lo trovi ripetuto dentro al file, perché è il motivo per cui esiste Tappito e non ci sembra corretto nasconderlo.

La colonna delle uscite resterà vuota lo stesso. Colorare le righe aiuta ad accorgersene, non a impedirlo: finché la registrazione dell'uscita dipende dalla buona volontà di chi se ne va, metà mancherà.

Il file sta nel computer della portineria. Cioè dentro l'edificio da cui state uscendo. Al punto di raccolta, durante un'evacuazione, non ce l'ha nessuno — e ne abbiamo scritto in un articolo dedicato.

La cancellazione alla scadenza non avverrà. Puoi scrivere nel foglio che i dati dei visitatori occasionali si cancellano dopo trenta giorni, ma poi qualcuno deve farlo davvero, ogni mese, per sempre. Qui abbiamo spiegato come si sceglie un periodo e perché è il titolare a doverlo motivare.