Il registro visitatori è obbligatorio per legge in Italia?
La risposta onesta è no, e chi vi dice il contrario di solito ha qualcosa da vendervi. Esistono però tre insiemi di obblighi — il piano di emergenza, gli appalti interni, il GDPR — che senza una traccia di chi è entrato diventano difficili da rispettare. Quali sono, articolo per articolo, con le sanzioni vere.
EmergenzeEvacuazione: sapete chi è presente in azienda adesso?
Alla prova annuale il conteggio non torna quasi mai. I dipendenti li conta il badge, gli esterni stanno su un quaderno che in piazzale non ha nessuno. Cosa chiede davvero il piano di emergenza per le persone che non sono vostri dipendenti, e come si organizza un appello che regga.
PrivacyPer quanto tempo si conservano i dati dei visitatori?
Nessuna norma fissa un termine: lo decide il titolare e deve poterlo motivare. Il problema del quaderno non è che sceglie male, è che non sceglie affatto. Come si costruisce una regola difendibile, categoria per categoria, e perché la fotocopia del documento in portineria è la prassi più difficile da giustificare.
Da scaricareIl registro visitatori in Excel, fatto come si deve
Quattro fogli pronti da compilare: tendine collegate, durata calcolata da sola, le righe senza orario di uscita che si evidenziano, un foglio per le imprese in appalto e i periodi di conservazione dei dati. Gratis, basta l'email.