Evacuazione: sapete chi è presente in azienda adesso?

Alla prova di evacuazione il conteggio non torna quasi mai. I dipendenti li sapete: li conta il badge, li conta il preposto di reparto. Gli esterni no — e in un giorno normale sono più di quanti chiunque si ricordi.

Succede sempre allo stesso modo. Si conta due volte, si aspetta qualche minuto, qualcuno dice «vabbè, saranno usciti» e si rientra. Funziona finché è una prova.

Questo articolo spiega che cosa il piano di emergenza deve davvero prevedere per le persone che non sono vostri dipendenti, perché il quaderno della portineria non è utilizzabile nel momento in cui servirebbe, e come si organizza un appello che funzioni anche con gli esterni dentro.

Cosa chiede il piano di emergenza

Il testo di riferimento è il decreto ministeriale del 2 settembre 2021, che ha riscritto le regole su prevenzione incendi, gestione delle emergenze e formazione degli addetti nei luoghi di lavoro. L'Allegato II descrive che cosa deve contenere il piano di emergenza, e contiene due passaggi che riguardano direttamente chi non è un dipendente.

Il piano deve contenere le procedure per l'evacuazione «che devono essere attuate dai lavoratori e dalle altre persone presenti». E fra i fattori di cui il piano deve tenere conto c'è il «numero delle persone presenti e la loro ubicazione».

Poi c'è l'obbligo generale, quello con la sanzione penale: l'articolo 43 del D.Lgs 81/2008 impone al datore di lavoro di adottare le misure necessarie in materia di primo soccorso, lotta antincendio ed evacuazione. La violazione costa l'arresto da due a quattro mesi oppure un'ammenda da 1.067,88 a 5.695,36 euro.

Chi sono, in concreto, «le altre persone presenti»

Non è una categoria astratta. In uno stabilimento di centoventi persone, in una giornata qualunque, sono più o meno queste:

• il corriere delle nove e quello di mezzogiorno, che stanno dentro dieci minuti ciascuno ma dentro ci stanno;
• il tecnico della manutenzione, che arriva alle otto e mezza e se ne va nel pomeriggio, spesso senza passare dalla guardiola all'uscita;
• due persone dell'impresa di pulizie, che entrano quando gli uffici si svuotano;
• il consulente della qualità o l'auditor, che gira per i reparti con qualcuno che lo accompagna;
• un cliente in visita, magari con due colleghi, in sala riunioni o in produzione;
• l'installatore di un fornitore, che lavora dentro un quadro elettrico in un punto che nessuno passa mai.

Fanno otto, nove, dieci persone. Nessuna compare in un sistema aziendale. E almeno due di loro, nel momento in cui suona la sirena, si trovano in punti dello stabilimento che non conoscono.

La colonna delle uscite è mezza vuota. Chi esce alle sei ha fretta e la guardiola è già chiusa. Quindi il quaderno vi dice che sono entrate nove persone, ma non vi dice quante sono ancora dentro: il numero che leggete è sempre più alto di quello vero, e voi non sapete di quanto.

Non si legge di corsa. Righe scritte a biro da persone diverse, alcune illeggibili, con la data ripetuta e le ore in colonne che si spostano. Provate a estrarne un elenco affidabile in trenta secondi, in piazzale, con il rumore intorno.

Come si organizza un appello che regge

Poche cose, e nessuna richiede un investimento importante.

1. Registrare anche l'uscita, non solo l'ingresso. È il punto su cui cade tutto il resto. Se la registrazione dell'uscita dipende dalla buona volontà di chi se ne va, non funzionerà: deve essere un gesto di due secondi, e deve poterlo fare la persona stessa.
2. Chiudere la giornata in automatico. Chi dimentica il check-out va comunque chiuso a fine giornata, altrimenti il giorno dopo la lista dei presenti parte già sporca e nessuno se ne fida più. Nel nostro sistema succede alle 23:59.
3. Avere l'elenco su un dispositivo che esce con voi. Un telefono in tasca all'addetto alla gestione dell'emergenza vale più di qualunque cartellina in guardiola.
4. Trasformare l'elenco in una checklist. Non serve un numero: servono nomi con una casella accanto, da spuntare mano a mano che le persone arrivano al punto di raccolta. Chi resta senza spunta è chi manca, e lo dite ai vigili del fuoco con nome e cognome invece che «forse manca qualcuno».
5. Metterlo nel piano. Se la procedura non è scritta nel piano di emergenza e non è stata provata almeno una volta, il giorno vero non se la ricorda nessuno.

Su quest'ultimo punto vale la pena insistere: la funzione tecnica è la parte facile. La parte che fa la differenza è che l'addetto sappia, senza pensarci, che al punto di raccolta apre il telefono e spunta. Si impara in una prova.

Una verifica che potete fare la prossima settimana

Non serve comprare niente per capire se avete un problema. Alla prossima prova di evacuazione, fate questo:

• prima di far suonare l'allarme, prendete nota di quanti esterni risultano entrati e non ancora usciti secondo il registro in guardiola;
• al punto di raccolta contate quanti esterni si presentano davvero;
• confrontate i due numeri.

Se coincidono, avete un sistema che funziona e questo articolo non vi serve. Se non coincidono — e nella nostra esperienza non coincidono quasi mai — avete appena misurato la distanza fra quello che il piano di emergenza presume e quello che succede davvero.